Det finns fotbollsakademier och idrottsanläggningar som bara tränar talanger. Och så finns det de som går ett steg längre: som bryr sig om varje spelares tekniska, mentala och personliga utveckling, både på och utanför planen. EliteFootball hör utan tvekan till den andra gruppen. Akademin har sin bas i Madrid och leds av ägaren och grundaren Jose Luis Martín. Den erbjuder individanpassad träning för fotbollsspelare med ett tydligt mål: att hjälpa dem att nå sin fulla potential och vara sitt bästa jag på och utanför planen. Men så personlig uppföljning kräver enormt engagemang och framför allt tid. Värdefull tid som Jose Luis och hans team tyvärr förlorade på administration utanför planen.
Utmaningen att driva en akademi och en idrottsanläggning utan ett gemensamt verktyg
Alla som leder en idrottsanläggning eller en idrottsakademi känner igen situationen: den dagliga administrationen (anmälningar, koll på betalningar, förnyelser och närvaro) äter upp timmar av teamets tid. När allt sköts utspritt eller manuellt blir det ineffektivt.
På EliteFootball stod de inför exakt det behovet. Träningsmetodiken på planen fungerade felfritt, men administrationen utanför planen hotade att bli en flaskhals. Jose Luis insåg att de behövde ett allt-i-ett-system för idrottsanläggningar; en app för att driva akademin som kunde förenkla rutinerna och samla all administration på ett ställe, så att vardagen blev enklare för både personalen och användarna.
Bytet till Trainin: full kontroll och samlade rutiner
Med Trainin hade Jose Luis ett tydligt mål: mindre krångel och mer effektivitet. De letade efter ett system för idrottsverksamheter som samlade allt på ett ställe, så att de kunde fokusera på det de är bäst på: att träna och bygga sin gemenskap.
”Vi ville förenkla verksamheten och administrationen, både för personalen och för användaren eller kunden. Vi ville samla allt arbete utanför planen i ett enda enkelt och effektivt verktyg”, förklarar Jose Luis.
Tack vare Trainin hamnade anmälningar, betalningar och närvaro i en och samma översikt. Det gav direkt en smidigare och mer professionell upplevelse för deras 150–200 aktiva kunder, och verksamheten kunde använda sina resurser bättre.
Familjekonton: flera profiler under en e-postadress
En av de största utmaningarna för akademier som arbetar med minderåriga, och för idrottsanläggningar med familjemedlemskap, är kommunikationen och administrationen med vårdnadshavare. Trainin löser problemet från grunden genom att flera användar- eller familjeprofiler kan hanteras under en och samma e-postadress.
Det gör stor skillnad för föräldrar som har mer än ett barn i akademin. De behöver inte längre komma ihåg flera lösenord eller hela tiden logga in och ut från olika konton: all information, alla scheman och alla betalningar för familjen samlas i en enda profil. I EliteFootballs system ser personalen familjens hela historik direkt, och föräldrarna hanterar sina barns bokningar och närvaro så enkelt som möjligt.
För att kunna fortsätta växa lyfter Jose Luis också fram vikten av att använda Trainins verktyg ännu mer, med idéer som fler egna fält för familjemedlemmar och kunduppgifter (som födelsedatum som filter i sökfunktionen) för en mer analytisk och närmare uppföljning. Det är punkter som Trainin-teamet redan har utvärderat, och en del av dem kommer i nästa generations app som lanseras i sommar.
Egen app: den bästa upplevelsen på iOS och Android
För att komplettera helheten och ge spelare och familjer en premiumupplevelse har EliteFootball en egen app i Google Play och Apple App Store.
En egen app förbättrar kundupplevelsen rejält. Spelare och föräldrar bokar pass, ser scheman, betalar smidigt med två klick och får pushnotiser så att de alltid är uppdaterade. Samtidigt stärker den akademins varumärke. Med en egen appikon direkt i kundernas telefoner framstår anläggningen som en professionell premiumaktör i branschen.
Ett flexibelt system: akademier, kurser och läger på ett ställe
En av Trainins stora fördelar är att det inte är begränsat till en typ av tjänst. Det täcker alla intäktskällor som en idrottsanläggning eller elitakademi behöver under året:
Akademier: Perfekt för säsongsverksamhet. Du organiserar fasta grupper, följer återkommande närvaro och automatiserar månads- eller kvartalsavgifter med medlemskap.
Kurser: Perfekt för program med fast start- och slutdatum (som korta intensivkurser i teknik eller särskilda workshops). Systemet tar hand om engångsbetalningen för hela kursen.
Läger: Byggt för den komplexa logistiken kring sommar-, jul- eller påskläger. Familjer kan anmäla barn per vecka eller per dag.
Från klippkort till medlemskap: mer engagerade spelare
Ett annat stort strategiskt steg som EliteFootball nyligen har tagit är att gå från traditionella klippkort till löpande medlemskap i sitt akademiupplägg. Trainin ger dem inte bara flexibiliteten att erbjuda båda modellerna samtidigt, utan gör också vardagen mycket enklare med automatiska betalningar. Nya kunder kan registrera sig, anmäla sig och betala online helt på egen hand, medan medlemskapen förnyas automatiskt varje månad via betalleverantören Mollie.
Traditionella klippkort har en vanlig nackdel i hela idrotts- och skolbranschen: de gör det svårare att träna regelbundet. En spelare köper ett antal pass och använder dem utan fast rutin. Ett medlemskap ändrar det och ger en regelbunden närvaro som direkt påverkar spelarens utveckling.
”Engagemanget ökar verkligen, och närvaron, deltagandet och kontinuiteten blir mer regelbunden. Det ger också nöjdare kunder, eftersom mer kontinuitet ger större eller åtminstone snabbare framsteg. Vi säger alltid samma sak: de första som har nytta av den kontinuiteten är kunderna själva. Det gör det enklare för oss att organisera, men det är de som vill bli bättre, och för det krävs kontinuitet”, säger akademins grundare.
Akademin finjusterar och utvärderar fortfarande modellen för att få ut det mesta av den, men Jose Luis berättar att de första resultaten när det gäller konvertering och att behålla kunder är mycket glädjande.
Enkelhet och ett tydligt gränssnitt: det idrottsledare värdesätter mest
Om du frågar EliteFootball varför de valde Trainin framför andra system för idrottsakademier och träningsanläggningar är Jose Luis svar rakt: användarupplevelsen.
Att hitta ett komplett verktyg som inte är krångligt är den stora utmaningen för akademier och anläggningar. Trainin sticker ut just tack vare balansen: det ger full kontroll över verksamheten genom sin ”enkelhet, sitt utseende och sitt tilltalande gränssnitt.” Det gör att både tränare och familjer kan använda det bekvämt från första dagen, utan tekniska problem.
Grundarens råd till akademier och anläggningar som vill växa
Utifrån erfarenheten av att förändra sin egen verksamhet har Jose Luis ett tydligt råd till alla akademier, anläggningar, studior, klubbar och personliga tränare som vill bli mer professionella:
”Vill du växa måste du ta det digitala klivet. Och jag rekommenderar varmt att samla hela verksamheten i en enda app.”
Det handlar inte bara om ordning, utan om att verksamheten ska hålla. Att hantera över 150 aktiva kunder kräver ett pålitligt system som samlar rutinerna, så att administrationen inte blir en flaskhals för tillväxten.
Resultatet: en effektiv och skalbar verksamhet
Om vi ska sammanfatta vad systemet har betytt för EliteFootball räcker det med grundarens egna ord om före och efter:
”Mer effektiv och skalbar.”
Mindre tid fast i pappersarbete betyder mer tid för Jose Luis och hans team på fotbollsplanen och i anläggningen, där de hjälper spelarna att bli sitt allra bästa jag.
Driver du en akademi, en idrottsanläggning, en studio eller en klubb?
Vill du, precis som Jose Luis, slippa manuellt arbete, samla dina rutiner och ge dina användare en felfri upplevelse i dina akademier, kurser eller läger? Då behöver du ett verktyg som är byggt för din vardag.
Trainin är systemet som samlar anmälningar, betalningar, medlemskap, familjeprofiler, egen app och närvaro i ett och samma enkla system.
Boka en gratis demo och börja digitalisera din idrottsanläggning eller akademi i dag
