Hace apenas tres meses, ORA Health Club abrió sus puertas en el corazón de Berlín. Un nuevo estudio boutique. Una visión clara. Y el reto de establecer los procesos adecuados desde el primer día con la ayuda del software adecuado para estudios deportivos, al mismo tiempo que crean un lugar donde las personas realmente se sientan como en casa. Los primeros meses tras la apertura de un estudio suelen ser los más intensos. A medida que llegan nuevos socios, hay que crear procesos, perfeccionar los servicios y organizar las operaciones diarias. Al mismo tiempo, mantener una relación cercana con cada miembro sigue siendo una prioridad. Visitamos a Ruud y Franni en ORA Health Club para hablar sobre sus primeros meses, los retos a los que se han enfrentado y cómo Trainin les está ayudando a construir una base sólida para un crecimiento sostenible.
Mucho más que un estudio de entrenamiento
ORA Health Club gira en torno al entrenamiento de alta calidad, el acompañamiento personal y las clases en grupos reducidos. A diferencia de muchos otros conceptos de fitness, ORA apuesta conscientemente por la calidad antes que por la cantidad.
"Desde el principio fue muy importante para nosotros conocer realmente a nuestros socios", cuenta Franni.
Especialmente en Berlín, donde muchos estudios crecen rápidamente gracias a plataformas agregadoras y reciben nuevos visitantes cada día, Ruud y Franni querían seguir un camino diferente. En lugar de atender al mayor número posible de personas, querían construir una comunidad auténtica.
Los socios no deberían limitarse a reservar un entrenamiento; deberían formar parte de un lugar donde se sintieran bienvenidos y acompañados a largo plazo.
"ORA se ha convertido en nuestro sexto hijo"
Cuando le preguntamos a Ruud qué significa hoy ORA para él, sonríe y Franni añade:
"ORA se ha convertido en nuestro sexto hijo."
Con ello no se refieren a otro negocio, sino al papel que el estudio ha adquirido en su vida cotidiana. Ruud y Franni pasan gran parte de su tiempo allí. Entrenan a sus socios, imparten clases, gestionan el negocio, desarrollan nuevas ideas y trabajan en colaboraciones muy interesantes.
Hoy también cuentan con el apoyo de su primera empleada, que imparte clases con regularidad y les ayuda a aliviar parte de la carga de trabajo. En apenas unos meses, lo que comenzó como una idea se ha convertido en un lugar que ocupa una parte muy importante de sus vidas.
La realidad detrás de abrir un estudio
La mayoría de la gente ve la sala de entrenamiento, las clases y la comunidad.
Lo que normalmente permanece oculto es todo lo que ocurre entre bastidores:
Responder a las consultas de los clientes.
Gestionar las membresías.
Coordinar horarios.
Desarrollar acciones de marketing.
Crear colaboraciones.
Y asegurarse de que cada socio disfrute de una experiencia excelente.
"Al principio todo ocurre al mismo tiempo", explica Franni. "Estás creando procesos, captando nuevos socios, probando nuevas ideas y descubriendo constantemente qué es lo que realmente funciona."
Con cada nuevo miembro aumenta también la complejidad operativa.
Precisamente por eso, ORA tuvo claro desde muy temprano que necesitaba sistemas y procesos capaces de crecer al mismo ritmo que el estudio.
Estar en el lugar adecuado en el momento adecuado
Gracias a unos contactos en los Países Bajos, ORA descubrió Trainin, la plataforma todo en uno para la gestión de estudios deportivos.
"Trainin llegó justo en el momento adecuado para nosotros."
Lo más importante para Ruud y Franni no era simplemente encontrar otro software. Buscaban una plataforma que simplificara su trabajo diario y que, al mismo tiempo, fuera lo suficientemente flexible como para crecer junto con su negocio.
"No hace falta que todo esté perfectamente configurado desde el primer día. Lo importante es que funcione… y funciona."
Especialmente en las primeras etapas de crecimiento, la fiabilidad y el buen funcionamiento del día a día suelen ser mucho más importantes que una interminable lista de funcionalidades.
Más estructura, menos complejidad
A medida que aumenta el número de socios, disponer de procesos eficientes se vuelve cada vez más importante. Hoy en día, la gestión de reservas y la sincronización con su propio calendario son dos de las funciones que ORA utiliza a diario.
"El sistema de reservas simplemente funciona. La sincronización con nuestro calendario es fiable. Sabemos que podemos contar con ello."
Muchos procesos que antes estaban repartidos entre diferentes herramientas y canales de comunicación ahora se gestionan desde una única plataforma centralizada.
Otro gran avance para el equipo ha sido dejar atrás WhatsApp.
"No queríamos estar cambiando constantemente entre mensajes privados, grupos y distintos canales de comunicación."
Con una plataforma centralizada, toda la información permanece donde debe estar: organizada, accesible y transparente para todo el equipo. Esto les permite dedicar más tiempo a lo realmente importante: sus socios y el desarrollo continuo del estudio.
¿Seguir siendo un estudio boutique o crecer?
Una de las preguntas más importantes que ORA se plantea actualmente es:
¿Cómo crecer sin perder el trato personal?
Durante los próximos doce meses, el objetivo está muy claro: consolidar el estudio actual y seguir optimizando los procesos internos. Después podrían llegar nuevas ubicaciones. O quizá no.
"Es una decisión de principios", explica Ruud. "¿Queremos crecer mucho o preferimos seguir siendo un estudio boutique y mantener nuestro enfoque personal?"
Franni comparte la misma visión.
"Personalmente, creo que Berlín está buscando precisamente estudios boutique como el nuestro."
Ahora mismo observan muy de cerca qué es lo que realmente valoran sus socios. ¿Es el concepto? ¿Los entrenamientos? ¿O son las personas que hay detrás de ORA?
La respuesta a esa pregunta marcará muchas de las decisiones que tomarán en el futuro.
Lo que ORA valora más de Trainin
Actualmente, ORA utiliza Trainin principalmente para:
Registro de nuevos socios.
Gestión de membresías.
Sincronización del calendario.
Comunicación con los socios.
Una de las funciones que más valoran es la facilidad para registrar nuevos clientes.
"Como administrador puedes crear un nuevo cliente, asignarle un producto y empezar inmediatamente."
Para un negocio joven, esa simplicidad tiene un valor enorme. Durante los primeros meses tras la apertura de un estudio, el tiempo es el recurso más valioso.
Los próximos pasos
Lo más emocionante es que ORA apenas está empezando a descubrir todo el potencial de Trainin.
Todavía hay muchas funcionalidades que no han utilizado, simplemente porque su prioridad actual es consolidar el estudio.
De cara al futuro, Ruud y Franni ven un enorme potencial en:
Programas de coaching online.
Programas de entrenamiento digitales.
Una mayor automatización.
El desarrollo de su comunidad.
Una comunicación aún más cercana con sus socios.
La venta de servicios y productos adicionales.
Trainin ya ofrece las herramientas necesarias para hacerlo posible: desde el Módulo de Coaching y la integración de vídeos hasta los widgets para la web y las automatizaciones.
Pero, como todo en ORA Health Club, lo harán paso a paso.
Un consejo para quienes están abriendo su propio estudio
Para terminar la entrevista, preguntamos a Ruud y Franni qué consejo darían a otros emprendedores que están a punto de abrir su propio estudio.
Su respuesta llegó sin dudarlo:
"No os centréis únicamente en crecer. Centraos en construir relaciones auténticas con vuestros socios."
Porque las personas no vuelven solo por las máquinas o por los programas de entrenamiento. Vuelven por las personas. Y eso, probablemente más que cualquier otra cosa, es el verdadero fundamento de ORA Health Club.
Nos sentimos orgullosos de poder acompañar a ORA en este camino y estamos deseando ver cómo el estudio sigue creciendo durante los próximos años.
